Skip to main content

Mail-naar-Vikunja

De "Kaa-Assistent": E-mail-naar-Taak Machine

Deze automatisering is ontworpen om de drempel tussen een gedachte en een taak zo laag mogelijk te maken. In plaats van handmatig in te loggen in Vikunja, projecten te zoeken en datums te prikken, fungeert een inbox nu als afstandsbediening.

Door simpelweg een mail te sturen met de trigger !kaa, analyseert de server (n8n) razendsnel het onderwerp. Hij filtert de ruis eruit, herkent je projectvoorkeuren en zet de deadline direct in je agenda. Het resultaat? Een opgeruimd hoofd en een strakke takenlijst, zonder dat je je mailprogramma hoeft te verlaten.

Vandaag enkel van toepassing voor mezelf (Ben), maar hé, niks weerhoudt je ervan om....

 

1. Hoe werk ik ermee?

Stuur simpelweg een e-mail naar jezelf met de volgende logica in het onderwerp:

  • De Trigger: Begin altijd met !kaa (geen hoofdletters nodig).

  • Project (Optioneel): Voeg een trefwoord toe uit je lijst (bijv. 3d, klant, gezin).

  • Deadline (Optioneel): Voeg een datum toe als dag/maand (bijv. 25/03).

  • De Taak: Alles wat daarna komt, wordt de naam van je taak.

Voorbeeld: !kaa 3d 25/03 Printerkop schoonmaken

  • Project: 3D Printen (ID 6)

  • Deadline: 25 maart

  • Taak: Printerkop schoonmaken

Goed om te weten:

  • Omschrijving: Alles in de tekst van je mail wordt de "Description" in Vikunja. Handtekeningen worden automatisch weggefilterd.

  • Duurtijd: maui (n8n) checkt elke 5 minuten op een mail met deze trigger. Is dus niet direct-direct!

  • Project vergeten? Geen probleem, hij landt automatisch in je Rommelbak.

  • Datum vergeten? Dan verschijnt de taak gewoon zonder deadline.

  • Bevestiging: Je krijgt binnen enkele minuten een "Re: [Taaknaam]" mailtje terug als alles gelukt is.

 

2. Technische Architectuur

Je systeem draait op twee motoren die via n8n met elkaar praten:

  • Server A (Gmail): De trigger. n8n kijkt elke paar minuten in je inbox of er een mail met !kaa is binnengekomen.

  • Server B (n8n op maui.oniria.xyz): Het brein. Hier draait de workflow die de mail uitpluist, de datum omzet naar computertaal en de juiste project-ID kiest.

  • Server C (Vikunja op kaa.oniria.xyz): De bestemming. Hier worden de taken daadwerkelijk opgeslagen.


 

3. Onderhoud: Projecten toevoegen of wijzigen

Als je een nieuw project aanmaakt in Vikunja, moet je n8n daarvan op de hoogte stellen op twee plekken in de HTTP Request node:

A. De URL (Waar moet de taak heen?)

In de URL-expression staat een lijstje met if (s.match(/.../)) return ID;.

  1. Zoek het ID van je nieuwe project op in Vikunja (zie de URL in je browser als je in het project zit).

  2. Voeg een nieuwe regel toe in de code: if (s.match(/nieuwetrefwoord/)) return [ID];

B. De Titel-Schoonmaker (Wat moet weg uit de titel?)

In de title-parameter staat een lange lijst met projectnamen tussen haakjes (3d|printen|...).

  1. Voeg je nieuwe trefwoord toe aan deze lijst, gescheiden door een verticaal streepje |.

  2. Doe dit ook in de Gmail Send node (de bevestigingsmail) onder de Project: tabel, zodat de naam ook in je reply-mail klopt.

Back to top