Skip to main content

Mail naar Vikunja taak

De "Kaa-Assistent": E-mail-naar-Taak Machine

Deze automatisering is ontworpen om de drempel tussen een gedachte en een taak zo laag mogelijk te maken. In plaats van handmatig in te loggen in Vikunja, projecten te zoeken en datums te prikken, fungeert eenje inbox nu als afstandsbediening.

Door simpelweg een mail te sturen met de trigger !kaa, analyseert de server (n8n) razendsnel het onderwerp. Hij filtert de ruis eruit, herkent je projectvoorkeuren en zet de deadline direct in je agenda.lijst. Het resultaat? Een opgeruimd hoofd en een strakke takenlijst, zonder dat je je mailprogramma hoeft te verlaten.

Vandaag enkel van toepassing voor mezelf (Ben), maar hé, niks weerhoudt je ervan om....

 

1. Hoe werk ik ermee?

Stuur simpelweg een e-mail naar jezelf met de volgende logica in het onderwerp:onderwerp:

De

Formule: !kaa [project] [datum]: [Taaknaam]

  • De Trigger: Begin altijd met !kaa (geen hoofdletters nodig).

  • Project & Datum (Optioneel): Voeg een trefwoord toe uit je lijst (bijv. 3d, klant, gezin). of een datum (25/03) toe.

  • DeadlineDe Dubbele Punt (Optioneel):): VoegDit eenis datumje toe"harde alsgrens". Alles na de dag/maand: (bijv.wordt 25/03).de exacte naam van je taak.

  • De Taak: AllesJe wateigenlijke daarna komt, wordt de naam van je taak.actiepunt.

Voorbeelden:

  1. Voorbeeld: !kaa 3d 25/0303: Printerkop schoonmaken

      ->

    • Project: 3D PrintenPrinten, (IDDatum: 6)25 maart, Taak: "Printerkop schoonmaken".

    • Deadline:!kaa 25gezin: maartBoodschappen doen -> Project: Gezin, Taak: "Boodschappen doen".

    • !kaa Belasting invullen -> Geen trefwoord? Landt direct in de Taak:Rommelbak Printerkop schoonmaken.

Goed om te weten:

  • Omschrijving: Alles in de tekst van je mail wordt de "Description" in Vikunja. Handtekeningen (zoals "Met vriendelijke groet") worden automatisch weggefilterd.

  • Duurtijd: mauiMaui (n8n) checkt elke 5 minuten op eennieuwe mail met deze trigger. Is dus niet direct-direct!mails.

  • Project vergeten? Geen probleem, hij landt automatisch in je Rommelbak.

  • Datum vergeten? Dan verschijnt de taak gewoon zonder deadline.

  • Bevestiging: Je krijgt binnen enkele minuten een "Re: [Taaknaam]" mailtje terug als allesde gelukttaak is.is aangemaakt, inclusief een directe link naar de taak in Vikunja.

2. Projecten & Trefwoorden

De assistent herkent momenteel de volgende projecten:

Projecten

Mogelijk

kenrwoorden/projectenzijnvandaag:

  • -
  • --klant-Klanten
  • --privé
  • 3Dprintenprinten"
  • -

    Project Trefwoorden
    RommelbakStandaard (geen match)
    Worldline worldline, hoofdberoep
    Team team
    Oniria oniria, bijberoep
    Klanten klant,
  • klanten
    • Gezin gezin
    Woning woning
    Persoonlijk prive, priveprivé, -ben, benpersoonlijk
    3D -Printen 3d, -3dprinten, "3Dprinten
    Home Assistant ha, HAhome
  • assistant
    • Familie familie

    2.

    3. Technische Architectuur

    Je systeem draait op tweedrie motoren die via n8n met elkaar praten:

      1. ServerGmail A (Gmail):Trigger: De trigger.ingang. n8n kijkt elke paar minuten inscant je inbox ofop er een mail metde !kaa is binnengekomen.

        trigger.

      2. Server Bn8n (n8n op maui.oniria.xyz): Het brein. Hier draait de workflow die de mail uitpluist, de datum omzet naar computertaal (YYYY-MM-DD) en de juiste project-ID kiest.

      3. ServerVikunja CAPI (Vikunja op kaa.oniria.xyz): De bestemming. HierDe wordentaak wordt via een HTTP Request direct in de takendatabase daadwerkelijkvan opgeslagen.Vikunja geschoten.


    3.

    4. Onderhoud: Projecten toevoegen of wijzigen

    Als je een nieuw project aanmaakttoevoegt, in Vikunja, moetpas je n8ndit daarvan op de hoogte stellen op twee plekkenaan in de HTTPCreate RequestTask node: op twee plekken:

    A. De URL (Waar moet de taakhet heen?)

    In de URL-expression staat de selector. Voeg daar een lijstjeregel mettoe:

    if (s.match(/.../)) return ID;.

    1. Zoek het ID van je nieuwe project op in Vikunja (zie de URL in je browser als je in het project zit).

    2. Voeg een nieuwe regel toe in de code: if (s.match(/nieuwetrefwoord/nieuw-trefwoord/)) return [ID]ID-NUMMER];

    B. De Titel-Schoonmaker (WatDe moetRegex)

    weg

    Om uitte voorkomen dat trefwoorden in de titel?)taaknaam

    Inblijven staan als je geen dubbele punt gebruikt, staan ze in een lijst in de titlereplace-parameter staatcode:

    een lange lijst met projectnamen tussen haakjes

    (3d|printen|...|familie|[\d]{1,2}[\/\-][\d]{1,2})*....

    1. Voeg je nieuwe trefwoord hier toe aantussen dezede lijst,verticale gescheiden door een verticaal streepjestreepjes |.

    2. Doe dit ook in de Gmail Send node (de bevestigingsmail) onder de Project: tabel, zodat de naam ook in je reply-mail klopt.

    Back to top