Mail naar taken

Deze automatisering is ontworpen om de drempel tussen een gedachte en een taak zo laag mogelijk te maken. In plaats van handmatig in te loggen in Vikunja, projecten te zoeken en datums te prikken, fungeert je inbox nu als afstandsbediening.

Door simpelweg een mail te sturen met de trigger !kaa, analyseert de server (n8n) razendsnel het onderwerp. Hij filtert de ruis eruit, herkent je projectvoorkeuren en zet de deadline direct in je lijst. Het resultaat? Een opgeruimd hoofd en een strakke takenlijst, zonder dat je je mailprogramma hoeft te verlaten.

1. Hoe werk ik ermee?

Stuur simpelweg een e-mail naar jezelf met de volgende logica in het onderwerp:

De Formule: !kaa [project] [datum]: [Taaknaam]

De Trigger: Begin altijd met !kaa (geen hoofdletters nodig).
Project & Datum (Optioneel): Voeg een trefwoord (bijv. 3d, gezin) of een datum (25/03) toe.
De Dubbele Punt (:): Dit is je "harde grens". Alles na de : wordt de exacte naam van je taak.
De Taak: Je eigenlijke actiepunt.

Voorbeelden:

!kaa 3d 25/03: Printerkop schoonmaken -> Project: 3D Printen, Datum: 25 maart, Taak: "Printerkop schoonmaken".
!kaa gezin: Boodschappen doen -> Project: Gezin, Taak: "Boodschappen doen".
!kaa Belasting invullen -> Geen trefwoord? Landt direct in de Rommelbak.

Goed om te weten:

Omschrijving: Alles in de tekst van je mail wordt de "Description" in Vikunja. Handtekeningen (zoals "Met vriendelijke groet") worden automatisch weggefilterd.
Duurtijd: Maui (n8n) checkt elke 5 minuten op nieuwe mails.
Bevestiging: Je krijgt binnen enkele minuten een "Re: [Taaknaam]" mailtje terug als de taak is aangemaakt, inclusief een directe link naar de taak in Vikunja.

2. Projecten & Trefwoorden

De assistent herkent momenteel de volgende projecten:

Project	Trefwoorden
Rommelbak	Standaard (geen match)
Worldline	worldline, hoofdberoep
Team	team
Oniria	oniria, bijberoep
Klanten	klant, klanten
Gezin	gezin
Woning	woning
Persoonlijk	prive, privé, ben, persoonlijk
3D Printen	3d, 3dprinten, printen
Home Assistant	ha, home assistant
Familie	familie

3. Technische Architectuur

Je systeem draait op drie motoren die via n8n met elkaar praten:

Gmail Trigger: De ingang. n8n scant je inbox op de !kaa trigger.
n8n (maui.oniria.xyz): Het brein. Hier draait de workflow die de mail uitpluist, de datum omzet naar computertaal (YYYY-MM-DD) en de juiste project-ID kiest.
Vikunja API (kaa.oniria.xyz): De bestemming. De taak wordt via een HTTP Request direct in de database van Vikunja geschoten.

4. Onderhoud: Projecten wijzigen

Als je een project toevoegt, pas je dit aan in de Create Task node op twee plekken:

A. De URL (Waar moet het heen?)

In de URL-expression staat de selector. Voeg daar een regel toe:

if (s.match(/nieuw-trefwoord/)) return [ID-NUMMER];

B. De Titel-Schoonmaker (De Regex)

Om te voorkomen dat trefwoorden in de taaknaam blijven staan als je geen dubbele punt gebruikt, staan ze in een lijst in de replace code:

...|familie|[\d]{1,2}[\/\-][\d]{1,2})*...

Voeg je nieuwe trefwoord hier toe tussen de verticale streepjes |.